COLUMN
資料作成 手順

セミナーなどの資料作成をする際、「時間がかかってしまう」「伝えたいことが上手くまとめられない」と苦手意識をもつ方も多いのではないでしょうか。実は、資料は情報をうまく整理しておくことで、作成しやすくなります。今回は、資料作成において欠かせない情報整理における大事なポイントをご紹介します。

資料を作成する前に意識すること

資料作成に取り掛かる前に、意識しておきたいポイントは次の2点です。

◾️必ず資料のゴールを決める
資料作成のための事前情報で特に大事なのが「この資料を通して相手にどうなってほしいか」というゴールを決めることです。ゴールが明確だと、限られた時間の中で伝えるべき情報の優先順位が決めやすくなり、読み手にとっても理解しやすい構成になります。

◾️事前情報が資料の方向性を決めるのに役立つ
例えば、減塩教室で「参加者に今日から取り組める減塩方法を1つは持って帰ってもらう」というゴール設定をしたとします。この時、事前情報で参加者の情報が得られていれば、伝える内容がより具体的になり、参加者のニーズ・ゴールに合った資料になります。

資料を作成する時の手順

資料はあくまで相手に情報を伝えるためのツールです。資料を作ること自体が目的にならないように、ゴールを決めたら次の手順で資料を作成していきましょう。

①事前情報を集める
テーマや伝えたいゴール、どんな対象者か等の情報収集をします。これらを元に資料の方向性を決めます。

資料を作成するときの事前に知っておきたい確認事項を以下にまとめました。情報整理にお役立てください。

事前情報
例
テーマ 減塩教室
目的 高血圧対策のため
ゴール 今日からできる減塩の方法を知ってもらう
いつ 2/2（月）10:00〜　1時間
どこで ◯△会議室
誰に 血圧が気になる方、定員10名
何を伝えるか 高血圧のリスク・原因、具体的な減塩方法
どのように伝えるか 資料を配布して、持ち帰って見れるものを作る


②大まかな流れを作る
伝えたい要点から構成を作ります。スライドを作成する際は、目次を作るくらいのざっくりとした粒度で問題ありません。

③詳細な内容、グラフなどを集める
要点から詳細な内容を作成し、必要なグラフやデータを集めます。

④スライドを作成する
「1スライド1メッセージ」を意識して、スライドを作成しましょう。ここで対象者に合わせた表現に統一させておくのも重要です。例えば、患者様向けであれば、専門用語をなるべく避け、必要な場合は必ず説明を添えるといった配慮をします。

⑤見直しと練習
資料の目的やゴールから逸れていないか、資料全体を見直します。セミナーなどの場合は、本番を想定して声に出して読み上げてみましょう。言いにくい表現や説明不足が明確になり、時間配分の調整にも役立ちます。

⑥フィードバックを受ける
可能であれば、完成した資料や発表を誰かに見てもらいフィードバックを受けましょう。客観的な意見から、より伝わりやすい資料へと仕上がります。

まとめ

資料作成は、栄養指導の考え方とよく似ています。どんな人に、どんなことを伝えたいのか、どうなってほしいのかを考えて、資料作成を行うことが相手に伝わるポイントです。資料作成する際に、ぜひ活用してもらえたら嬉しいです。




参考文献
・奥秋和歌子：「OKがもらえる資料作成のツボとコツがゼッタイにわかる本」第1版第1刷、株式会社秀和システム、（2018年）



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みんなのコメント（ 1 ）

    • Eatreat 編集部
      3時間前

      指導用の資料やセミナー資料の作成経験のある管理栄養士の長谷川さんに、資料作成において欠かせない情報整理における大事なポイントを解説していただきました。

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WRITER

長谷川 未紗子

管理栄養士として保健指導に従事し、疾病予防の観点から生活習慣のお悩みをお伺いし、健康相談をしてきました。 専門的になりがちな話をどれだけ分かりやすく、納得できるよう伝えられるかが重要だと実感しています。 これまで相談業務とともに、指導用の資料やセミナー資料等作成も行ってきました。 現在は、この経験を活かしながら、食と健康を分かりやすく伝えるサポートも行っています。 ◎使用ソフト:PowerPoint・Canva・Photoshop

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