栄養士が知っておきたい電話応対の基本

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管理栄養士・栄養士の仕事

2025.05.13

知っておきたいビジネスマナー

栄養士が知っておきたい電話応対の基本

管理栄養士栄養士ビジネスマナー
posted by村瀬由真

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新社会人として働き始めると、電話応対の機会が増えることが多いです。
栄養士業務においても、関係機関や取引先とのやり取りで電話での対応は欠かせないものの、相手の表情が分からず苦手と感じる方もいるでしょう。
本記事では、基本的なマナーや対応のポイントを解説します。

電話応対の基本と心構え

電話応対では、第一印象が非常に重要です。
まず、電話を受けるときは「もしもし」を使わず、自分の名前を伝えることが基本です。

例：
・企業勤めの場合「お電話ありがとうございます。○○（会社名）の△△です。」
・病院勤めの場合「お電話ありがとうございます。○○病院（病院名）栄養科の△△です。」

話す際は明るくはっきりした声で対応し、相手に安心感を与えましょう。

事前準備として、手元にメモや筆記用具を用意しておくとスムーズに対応できます。
さらに、相手の社名や氏名を聞き取りやすいよう、メモを取る習慣をつけておくことも大切です。

電話をかけるときのポイント

電話をかける際は、相手の業務に支障をきたさないよう、時間帯に配慮することが重要です。
具体的には、始業直後や昼休み直前、終業間際は避けるのが望ましいでしょう。

また、電話をかける前に用件をあらかじめ整理しておき、スムーズに伝えられるように準備することが基本です。私の場合は、メモで要件を箇条書きにしておき、さらにチェックリストを作って漏れがないようにしていました。また、想定される質問への答えも事前に調べる等準備していました。不安な方は、しっかり事前準備を行うことが大事です。
電話をかけて、相手が出たら、最初に自分の名前を名乗り、どんな内容で電話をかけたのかを簡潔に伝えます。

例：「お忙しいところ失礼いたします。○○（会社名）の△△と申します。□□の件について確認したくお電話いたしました。」

電話の最後に、「お時間をいただきありがとうございました。」と感謝の意を伝えることも好印象につながるポイントです。

電話がかかってきたときのポイント

電話がかかってきた際には、3コール以内に応答するのが理想的です。
「お電話ありがとうございます。」と感謝を伝えたうえ、自身の会社名と名前を名乗り、相手の名前と要件を復唱しながら確認しましょう。

聞き取れなかった場合は、「恐れ入りますが、もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」と丁寧に尋ねます。
また、用件が複雑な場合は「確認して折り返します」と伝え、対応を急がないよう心がけましょう。

不在時の対応方法

電話を受けて、担当者への取り次ぎを頼まれたが不在の場合の対応方法についても知っておくとよいでしょう。
この場合は、お詫びの言葉を伝えて、不在の状況と折り返しの連絡の必要有無を確認します。

例：「申し訳ございません。○○はただいま席を外しております。」

折り返しを希望された場合は、「折り返しのお電話を差し上げるようにいたします。」と伝え、相手の連絡先と都合の良い時間を聞きましょう。
伝言を預かる場合は、正確にメモを取り、伝え漏れがないようにし、担当者が戻った際には速やかに報告することが大切です。

さらに好印象を与える電話応対方法

電話応対では、言葉遣いに細心の注意を払う必要があり、適切な敬語を使うよう心がけましょう。

例：「すみません」→「申し訳ございません」
　　「分かりました」→「承知いたしました」

また、「恐れ入りますが」や「お手数をおかけしますが」などのクッション言葉を活用すると、柔らかい印象になります。

さらに、電話を切る際は、かけた方から切るのが基本です。
自分から切る場合は、「ありがとうございました。失礼いたします。」と伝え、静かに切るよう心がけましょう。

参考文献
マイナビ転職：「電話対応マニュアル｜言葉遣い・例文・マナーや心構えを紹介」、転職ノウハウ、https://tenshoku.mynavi.jp/knowhow/caripedia/201/、（閲覧日：2025年4月6日）

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みんなのコメント（ 1 ）

- Eatreat 編集部
  
  4時間前
  
  管理栄養士の村瀬由真さんによる「知っておきたいビジネスマナー」。第3回では、ビジネスマナーの一つでもある電話応対について解説していただきました。
  
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WRITER

村瀬由真

大学卒業、管理栄養士の資格を取得精神科病院にて勤務給食委託会社にて勤務現在、フリーランスとして栄養指導、Wedライターをおこなう摂食障害に悩む若い世代の方から嚥下機能が衰えた高齢者まで、多くの方々と関わる経験を通じて、一生涯食を楽しむことこそ、幸せであると感じています。毎日の幸せと健康な体を作る食の大切さを管理栄養士としてお伝えしていけたらと思います。

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